策划一场媒体开放日活动
2014-05-06
当组织确定举办媒体开放日活动后，组织公共关系人员正式进入工作阶段。举办媒体开放日活动，并不是只对媒体开放，大部分情况下媒体开放日应该邀请非媒体的公众代表参加。因为对媒体开放实际上是对全社会公众开放，有非政府组织的各种公益性组织或消费者代表的参加能体现组织开放良的诚意，有利于增加组织开放日活动的效果。
组织确定参加开放日活动的媒体单位，主要应考虑以下代表性：
(1)是否是具有国际、国家或地方影响力的媒体。
(2)是否在专业领域具有广泛的代表性性。
(3)是否在消费者或公众中美具有较高信任度或美誉度。
在可能的情况下，组织还应该主动邀请一些具有敌意的媒体或公益组织代表参加媒体开放日活动，以便释疑解惑、化解误解。
举办媒体开放日活动，对媒体的邀请要具有广泛性和代表性，因此数量可根据组织可接纳的情况予以确定。
媒体开放日活动的主体内容，要求公关策划人员一定要精心安排。设计参观程序或路线图。组织邀请媒体来访参观，是组织主动开放自身的一项重大举措，对组织未来的发展影响深远。因而，如何参观、怎样展示自身是需要认真研究布置的。在设计参观程序或路线图时，要本着真实、真诚的原则，按照组织需要开放的内容顺序进行。参观的程序或路线图要合情合理、具有内在的连续性和层层递进性，既节约时间和体力，又科学有序、条理清楚，让参观者一目了然，内心信服。
设计程序或路线图最忌没有条理、杂乱无章，东一榔头西一棒槌，让参观者丈二和尚摸不着头脑，越看越糊涂，那么开放日的活动就失败了。
确定专人进行导引与讲解。在相对独立或封闭的环境中，组织在安排参观工作时，必须要确定专人进行讲解与导引，解答媒体记者或公众代表的疑问，澄清事实，展示真相。讲解或导引人员必须具有清醒的头脑，对开放日活动的重要性有深刻的认识，语言表达流畅，思维敏捷。如果是重大的动乱或自然灾害的危机事件，则不必专门设置导引与讲解员，可以让媒体记者或公众代表自己参观即可。但必要的注意事项或路线图则需要提前准备好。
设置专门的信息说明栏。在要开放的厂区、车间、实验室、养殖场或事故现场等地，应该安排或设置关键信息的说明栏，将有关的历史、现状、原委等重要信息予以文字说明，有利于媒体记者和公众代表了解情况。事实胜于雄辩，实物场景的展示配以文字的说明，会具有极强的说服力。
安排当事人、技术人员或亲临者现身说法。在媒体记者或公众代表参观中，组织可在一些关键地方，如实验室、车间、种植园、：养殖园、事故现场等，安排专门的技术人员、工作人员或事故亲临者进行讲解，由他们以专、业的讲解或现身说法来证实组织的实际情况，以增加开放日活动的说服力及效果。只有亲眼看、亲耳听，才能让参观者真正地了解组织、认识组织。安排必要的休息区。如果在参观区地域较大，则可安排必要的休息区域，供参观者进行短暂的休息，休息区可提供免费饮水。这种细心安排对媒体感受组织的诚意、增进对组织的了解是有一定帮助的。
组织确定参加开放日活动的媒体单位，主要应考虑以下代表性：
(1)是否是具有国际、国家或地方影响力的媒体。
(2)是否在专业领域具有广泛的代表性性。
(3)是否在消费者或公众中美具有较高信任度或美誉度。
在可能的情况下，组织还应该主动邀请一些具有敌意的媒体或公益组织代表参加媒体开放日活动，以便释疑解惑、化解误解。
举办媒体开放日活动，对媒体的邀请要具有广泛性和代表性，因此数量可根据组织可接纳的情况予以确定。
媒体开放日活动的主体内容，要求公关策划人员一定要精心安排。设计参观程序或路线图。组织邀请媒体来访参观，是组织主动开放自身的一项重大举措，对组织未来的发展影响深远。因而，如何参观、怎样展示自身是需要认真研究布置的。在设计参观程序或路线图时，要本着真实、真诚的原则，按照组织需要开放的内容顺序进行。参观的程序或路线图要合情合理、具有内在的连续性和层层递进性，既节约时间和体力，又科学有序、条理清楚，让参观者一目了然，内心信服。
设计程序或路线图最忌没有条理、杂乱无章，东一榔头西一棒槌，让参观者丈二和尚摸不着头脑，越看越糊涂，那么开放日的活动就失败了。
确定专人进行导引与讲解。在相对独立或封闭的环境中，组织在安排参观工作时，必须要确定专人进行讲解与导引，解答媒体记者或公众代表的疑问，澄清事实，展示真相。讲解或导引人员必须具有清醒的头脑，对开放日活动的重要性有深刻的认识，语言表达流畅，思维敏捷。如果是重大的动乱或自然灾害的危机事件，则不必专门设置导引与讲解员，可以让媒体记者或公众代表自己参观即可。但必要的注意事项或路线图则需要提前准备好。
设置专门的信息说明栏。在要开放的厂区、车间、实验室、养殖场或事故现场等地，应该安排或设置关键信息的说明栏，将有关的历史、现状、原委等重要信息予以文字说明，有利于媒体记者和公众代表了解情况。事实胜于雄辩，实物场景的展示配以文字的说明，会具有极强的说服力。
安排当事人、技术人员或亲临者现身说法。在媒体记者或公众代表参观中，组织可在一些关键地方，如实验室、车间、种植园、：养殖园、事故现场等，安排专门的技术人员、工作人员或事故亲临者进行讲解，由他们以专、业的讲解或现身说法来证实组织的实际情况，以增加开放日活动的说服力及效果。只有亲眼看、亲耳听，才能让参观者真正地了解组织、认识组织。安排必要的休息区。如果在参观区地域较大，则可安排必要的休息区域，供参观者进行短暂的休息，休息区可提供免费饮水。这种细心安排对媒体感受组织的诚意、增进对组织的了解是有一定帮助的。
