活动策划与执行中的项目风险防范技巧
自远古以来,人类就举办各种各样的大型活动来纪念和庆祝生活中的重要事件:从古埃及的酒神节到欧洲的各种艺术节,从古奥林匹克到现代体育三大赛事,我们的社会生活充满着丰富多彩的活动。进入新世纪,大型活动更是受到重视。官方举办的文化节、艺术节层出不穷。企业各种展销、招商活动粉墨登场。大型活动项目运作得好,将会在社会、文化、经济、政治各方产生积极影响,收到良好的社会效益与经济效益。如果组织不当或出现突发事件,后果将意想不到。如何避免发生类似的问题,识别可能的风险,采取相应措施,是我们应该重视的问题。
一、我国大型活动风险管理现状
我国大型活动项目的风险管理基本处于以经验管理为主的状态,缺乏先进理论指导。风险管理方面的标准化文件虽已形成,但主要应用在工商企业体系中,在活动项目中运用不多。活动项目管理的第一套丛书于2002年10月初次出版,包括《国际性大型活动管理》、《项目筹资活动管理》、《大型活动项目管理》等,对活动项目管理有开创之功,但缺乏对风险管理的系统研究。政府部门对活动项目的风险承担主体实行的是“谁审批谁负责”的制度。整体而言,我国活动行业在现代风险管理思想和技术的运用上起步较晚,与发达国家相比,尚有较大的差距,主要体现在以下几方面:
1.内控体制不健全、风险管理组织结构不完善,还没有形成现代意义上的独立的风险管理部门和管理体系。相对于国际上对活动管理机构内控体制的要求,还显得落后。
2.风险量化管理的不足。量化管理和模型化是西方发达国家风险管理技术上的重要发展趋势。目前,我国活动行业在风险量化管理方面还非常薄弱。转自项目管理者联盟
3.管理人才严重匮乏。活动项目风险管理是一门技术性非常强、非常复杂的新兴管理学科。要求从事风险管理的人员必须具备很高的素质,经受过严格的专业训练,否则将很难理解项目的风险性质,更难采取适当的风险防范措施。
4.我国中介服务机构不健全,能承办活动项目,并能有效进行风险管理的机构不多。
二、大型活动项目风险识别与评价
风险管理是使活动组织者在风险最低的前提下,追求收益最大化;或在收益一定的前提下,追求风险最小化。通过这种机制我们可以发现、评估主要的风险,制订实施相应的对策,使风险控制在所能接受的范围内,风险管理是大型活动项目管理的重要组成部分,建立高效的风险管理体系是确保活动行业健康良性发展的基础。
风险识别包括确定风险来源、风险产生的条件、描述其风险特征和确定影响本项目的可能事件。进行风险识别,首先是信息源处理,信息源有主、客观两种: 后者包括过去活动项目管理经验和描述现有项目进展的文件,如WBS计划分析等; 前者是基于有经验的专家的经验判断。风险识别方法有:
(一)专家意见法。
根据专家的经验和判断以求得预测值。具体形式包括: ①小组讨论法。集体讨论,交换意见,取长补短,发挥集体智慧,作出预测。②个人估计汇总法。由每位专家单独提出预测意见,再由项目经理综合得出结论。③德尔菲法。美国兰德公司在20世纪40年代末用系统的程序,采取匿名和反复进行的方式,先组成专家组,将调查提纲及背景资料提交专家,轮番征询专家意见后再汇总预测结果。
(二)流程图法。
流程图方法首先要建立一个工程项目的总流程图与各分流程图,它们要来展示项目实施的全部活动。流程图可用网络图来表示,也可以用WBS( 工作分解结构)来表示。
(三)现场视察法。
在风险识别阶段,风险项目经理对现场的视察非常重要。它能察觉到一些技术分析所不能预测到的风险。特别是文化演出项目,风险经理应通过直接观察现场的各种设施及各种操作,以能够识别更多、更细致的潜在风险。
(四)IT建模法。
这种方法适应于不同因素之间关系清楚时,应仔细研究各选项及其不确定性,要求有可靠的相关量化数据。缺点是新建议会有误导性的结果,且可信度不确定。
(五)回归分析法。
即根据以往经验的分析来预测未来,尽管此方法提示风险的绝对量不高,但可识别其他方法所不能发现的某些风险
(六)环境分析法。
项目的环境包括活动参加者、活动演出者、竞争者、政府管理者。在分析项目环境时,应重点考虑他们相互联系的特征和稳定性。
