上海最敬业活动策划公司 活动场地和餐饮服务之四

问：举办场地的餐具是什么样的？玻璃器皿呢？刀具呢？

 

答：你一定要预先看到活动将使用的餐具。要在活动还未举办之前，四处巡视一下，确保一切都已准备就绪并符合要求。有一次在客户早餐会议之前进行的检查发现，准备用于早餐的杯子不干净有污点，还有果肉粘在上面，这件事很有损形象，但因为提前发现，就有时间把脏杯子换下来。

 

某次活动在加勒比海的一个高级场所内举行，例行检查中发现已摆放好的一些餐具有缺口，根本不能给客人使用。

 

另一次在私人住所举行的午后社交活动所选用的餐具完全错误，它们粗短厚重，是餐馆正餐使用的标准餐具，而这次活动是轻松优雅的社交活动，应选用精巧的瓷器和银器。如果在签订合同以前正确地策划活动、审查地址就能避免这个问题。质量较好的餐具能增添活动的魅力，提高客人的体验程度。

 

问：总共有多少卫生间？它们的状况如何？需要修饰一下吗？在活动当晚它们将怎样装饰？安排了卫生间服务员吗？

 

答：有一个餐馆正在举办活动，看起来他们干得不错，一切都显得熠熠生辉，唯一不好的是，其中一个卫生间缺了一张墙纸。这是件小事，但它却削弱了整体效果。在场地考查和预备会召开时墙纸还在，显然，墙纸是最近才損坏，还没有来得及请人修复。由于知道卫生间的状况对举办的活动很重要，所以餐馆立即与设计师取得了联系，设计师很快送来一张墙纸，对卫生间进行了临时修补。

一些高级餐馆有卫生间服务员，他们递给你手巾时会希望你付小费。在特殊活中，客人有时必须自己付停车费、存衣费（一般会有指示牌），如果你还期望他们为其他服务付小费就不太合适了。如果卫生间服务员、行李员、存衣处服务员以及其他的服务人员都已预先得到相当于小费的报酬，就要求他们不要接受客人的小费。与会场管理人员沟通一下，让他们弄清楚你将怎样处理小费之类的问題。你可以在预算中为这些项目留出一些费用，把支付的数额加入账单里，或者在晚会结束时分发装有小费的信封，亲自感谢为你的活动成功举办做出贡献的每一位工作人员。应该让客人和工作人员都知道小费问題已经解决好。不要把放小费的盘子摆出来。如果有客人要付小费，请员工说明当晚的服务是由主办人提供的，不必另付小费。如果为客人提供香水，必须是赠送的。在活动当晚一定要安排人员向员工们说明这些规定。

 

问：有没有在活动场地外安排供员工休息的地方？

 

答：考虑一下，员工们在哪里能够短暂休息。如果你不希望他们聚集在正门入口处吸烟，你希望他们在哪里？照頋好员工很重要，这样做不只是基于人道的原因。如果员工精疲力竭、饥俄或者口渴，他们的服务质量和整个活动的效果就会受到影响。要为他们准备好提神的便餐、果汁和饮料。看看能否安排供员工专用的洗手间，这样能使客人和员工都感到舒服。如果你在主持一场庆 典活动，你一定要确保客人在卫生间里不必等候太长时间，并且他们之间的谈 话不被别人听见。员工也应该感觉很舒服，他们得到了关心，不会枝别人不必要地耽搁。你的客人也不愿意听到员工之间的私人谈话。

 

问：员工的经验有多丰富？

 

答：你要确保你拥有最好、最有经验、最专业的员工。抽出时间到你将要举办活动的场地观察一下，看看有没有什么需要解决的问题。餐馆的服务员可以戴耳环、戴唇环、染发吗？主办单位的公众形象如何？以上做法与公司的原則相符吗？与高层管理人员探讨一下礼仪问題。你必须清楚自己想为活动设定什么样的基调。你希望员工们友好活泼，还是郑重一些？然后让管理人员把这个信息传达给员工，同时在你的活动工作单里注明出来。如果你不能保证场地的员工的外貌与公司形象相符，你必须预订另一个会场。活动当晚，在布景工作最后结束之前，请管理人员向他们的貝工再次说明有关晚会的工作要求，并请他们将其员工介绍给主要联系人，通常是活动策划人。还可以借此机会对全体员

工为活动成功所做的和将要做的一切努力表示感谢。

 

问：他们有没有处理类似规模活动的经验？处理过多大规模的？

 

答：向相关人员了解一下情况，也可直接与曾在该场地工作过的供应商谈一谈。问问他们以前举办活动时哪些方面很成功、哪些方面还可以做得更好一点。他们曾在私人活动中一个时段内（而不是一天当中）招待过的最大客人数量是多少？他们給你带来什么层次的体验？要求他们提供证据。请他们在谈论这些情况时要明确具体。例如，他们和谁合作过？他们以前做过什么？索要一些以前的客户和供应商的名字和电话号码。

问：你作为本次特殊活动的策划者以前有没有举办过类似规模的活动？

 

答：你或你的公司有什么样的第一手经验？如果你过去只举办过小型活动，那就要看看需要请谁来帮助你举办一场超过2000人的活动。不要因为不懂装懂而导致活动失敗，最好是请教一个在这方面有过成功经历的人。你可以请有创意的导演来加盟你的项目，为你提供设计和后勤方面的帮助，与你的活动筹备小组合作并分享他们的知识。