新品发布会如何进行计划策划？流程和要点是什么！
2023-02-14
“发布会”这个词大家都很熟悉，在日常生活和新闻报道中经常会看到，比如新产品发布会、合作发布会、战略升级发布会、行业发布会、新闻发布会等，其中新产品发布会和新闻发布会更为常见。新产品发布会侧重于产品推广，侧重于宣传和造势，而新闻发布会侧重于信息交流，侧重于传播和公关。一般来说，当公司或组织发酵社会事件时，如与其他组织发生法律纠纷，或因产品质量问题引起许多用户投诉和谴责，或被主流媒体质疑，或被竞争对手恶意攻击和诽谤时，有必要向公众和媒体公布信息，并召开新闻发布会，从而实现时间、人员和媒体的集中，通过网络媒体、电视、报纸和广播迅速传达给公众，从而澄清负面谣言，提升企业形象。因此，新闻当事人或发言人通常会出来公开、权威、官方地解释和表达对某一事件的态度，并及时向公众解释公司的立场和态度。发布会作为企业公共关系的重要手段之一，对大众的沟通起到了很好的作用。一方面可以第一时间扭转公众对某种情况的不良印象，挽回不良影响，赢得舆论的支持，另一方面可以积极传达正确的立场，塑造积极积极的企业形象。那公司的新品发布会如何进行计划策划呢？流程和要点是什么？
第一，确定发布会的主题发布会是企业的重要节点，打好这场战斗对于维护企业的公关形象尤为重要。所以主题要谨慎，要结合新闻事件明确主题方向，让媒体一目了然并且产生兴趣。然后，只有先确定主题，才能制作H5邀请函、媒体邀请帖、媒体包装材料、现场布置材料、纪念品等文件。值得一提的是，由于我国对发布会有严格的申报和审批程序，笔者建议公司绕过这个繁琐的词，而是将新闻发布会的名称改为“xx信息发布会”或者“xx媒体沟通会”，这样下来会更省事。
第二，一般来说，新产品发布会要提前一个月准备，从策划到执行，但发布会通常只需要几天甚至几个小时，所以要根据具体情况做出具体的决策。新闻事件越紧急，就越需要紧急召开新闻发布会，可能早晨有相关信息曝光，下午召开新闻发布会进行相关反映。但是如果情况没有那么紧急的话，可以提前预留半个月的时间来精心策划。随后要避开重要节日、重要事件节点，以防出现热点矛盾，随后媒体暂时抽不出人来参加发布会。同时，(文章由善达策划公司整理编辑)，应该根据媒体的发布习惯来确定早上或下午的时间。例如，如果一些平面媒体在第二天早上发布新闻，那么就可以在下午安排发布会。但是，如果你想在下午发布新闻报道，那么就得在早上安排发布会。最后，发布会的时间应控制在1小时左右，最好不要超过2小时，不要在现场谈论太多没有价值和形式主义的事情。要保证现场核心和重要信息的传递，不要拖延，这样才能保证发布会的报道效果。一般来说，发布会有三种选择。首先是相关事件的现场，可以方便媒体的聚集和直接现场采集。二是企业会议厅等场所，三是酒店，为了企业形象，一般会选择更高级别的五星级酒店。因此，如果发布会要租用第三方场所，就要做好协商，选择合适的场所，主要考虑水平、场所规模、便利性和价格，并签订合同，比如会议厅容纳的人数是否足够，主席台和投影设备是否配置等，停车场是否足够，酒店外围是否可以布置相应的横幅拱门。
第三，发布会的过程主要包括迎宾签到、向媒体发送信息、发言人发布新闻、点击记者提问、回答媒体问题、发布会结束等。然而，一些企业会出于礼貌邀请嘉宾在会后参加聚会。此外，一些企业会更加关注这一事件，并提供后续的媒体研讨会或发布会。根据实际情况制定流程，通知每位嘉宾。
第四，确定参与者，发布媒体邀请发布会的参与者包括公司领导、员工、媒体记者、同行、客户等，并制定一个大名单，并向名单上的嘉宾发出相应的邀请函，包括发布会的主题、地址、议程安排、现场平面图等。然后根据大名单联系，回收确认信息，确保重要人员能够按时出席。如果对方可能无法到达，就要考虑应急候选人。关于媒体邀请，必须非常谨慎。归根结底，媒体参与的质量和数量决定了发布会的传播价值。媒体属性的对应性、报道质量、权威性、媒体关系的质量都是需要考虑的点。一般来说，我们应该尽最大努力邀请媒体关系好、知名度更高的媒体。与此同时，在媒体邀请方面要多运用一些技巧，比如不要透露太多信息，要适当制造悬念，让媒体记者觉得“有新闻点”，否则，如果公司不知名，没有新闻爆点，记者就不愿意白跑了。此外，与媒体沟通时，必须强调的是新闻记者，而不是媒体广告业务人员。当他们到达现场时，可以借助发布会的机会进行业务谈判。虽然他们也可以帮助发布会，但已经偏离了发布会的方向。另外，要搞清楚什么是新闻采访权，比如主流媒体新华网、东方网等，有采访权，可以编写发布的原创新闻。但是新浪、搜狐等门户网络没有采访权，只能转载。所以没有采访权的媒体要么提供自己的新闻稿，要么转载有采访权的媒体文章。
第五，为了方便媒体了解相关信息并发布稿件，主办方通常会准备相应的媒体包装材料，按顺序放置在手提袋或文件袋中，在发布会签到后分发给各媒体，包括会议议程、新闻稿、发言人发言、发言人信息、企业宣传册、公司相关负责人联系名片、纪念品、笔记本、笔等。此外，对于一些敏感事件，一些企业会提前为媒体准备相应的采访问题，以防现场尴尬，被媒体问到。
第六，人员安排和现场安排按计划安排人员安排会场，包括背景墙、会场指示标志、拱形门、横幅、彩旗、灯光、主席台、鲜花、现场音乐、投影设备、纪念品等。同时，除了选择礼仪人员和接待人员，最重要的是选择合适的发言人，也就是发布会主持人。发言人必须在企业内处于高层，有很高的权限来代表公司的立场。同时，他们应该有良好的形象、优秀的表达能力、灵活的反应能力和现场控制能力。在一定程度上，发言人是企业的良好外部形象。
第七，在发布会开始前，检查所有准备工作必须仔细监控发布会的方方面面，包括流程设置、重要人员是否已经开始、音频设备是否正常使用、现场是否会发生事故等。简而言之，不仅要检查所有工作是否准确，还要对可能发生的紧急情况进行预警，并制定解围计划。
第八，发布会按计划开始。客人签到接待后，发言人会有条不紊、有逻辑地阐述整体信息，然后邀请记者提问，经过充分沟通，确保记者对整个事件的来龙去脉和关键点有足够清晰的认识，并为记者和朋友听取新闻资料。如果记者提到一些不相关的问题，可以礼貌委婉地提醒他们，如果他们问到涉及公司秘密的问题，也可以拒绝回答。如果记者问了太复杂的问题，可以先简单说明重点，邀请会后详细讨论。在最后的新闻发布会结束时，向所有嘉宾致敬。
第九，新闻发布会结束后，应总结和复盘新闻发布会的效果，哪些媒体发布稿件，哪些媒体删除稿件，不同的媒体发布哪些部分(头版、首页、栏目页等)。同时，应该整理发布会的视频、音频和文档，并归档和存储。随后，总结本次新闻发布会的效果，找出不足和优势，找到优化阶段，积累经验，为下一次发布会的成功打下良好的基础。最后，必须说，如果想创建一个成功的新闻发布会，必须熟悉媒体传播渠道、运营机制、话题设置、舆论方向等。，并且应该掌握自己的立场和利益网站，这样才能知道如何传达我们的想法和核心信息，从而实现更好的传播价值。此外，如何在新闻发布会上创建新闻点有两个经验。首先是利用这种情况，包括邀请明星在线名人平台参加新闻发布会，或者利用热门新闻向公众话题发布相关信息。二是通过结合自身背景、行业环境、可挖掘材料等方式，为媒体记者和朋友提供切入性和深入性的视角，引导他们发表更多有价值的文章，最终形成行业和舆论的势头。
第一，确定发布会的主题发布会是企业的重要节点，打好这场战斗对于维护企业的公关形象尤为重要。所以主题要谨慎，要结合新闻事件明确主题方向，让媒体一目了然并且产生兴趣。然后，只有先确定主题，才能制作H5邀请函、媒体邀请帖、媒体包装材料、现场布置材料、纪念品等文件。值得一提的是，由于我国对发布会有严格的申报和审批程序，笔者建议公司绕过这个繁琐的词，而是将新闻发布会的名称改为“xx信息发布会”或者“xx媒体沟通会”，这样下来会更省事。
第二，一般来说，新产品发布会要提前一个月准备，从策划到执行，但发布会通常只需要几天甚至几个小时，所以要根据具体情况做出具体的决策。新闻事件越紧急，就越需要紧急召开新闻发布会，可能早晨有相关信息曝光，下午召开新闻发布会进行相关反映。但是如果情况没有那么紧急的话，可以提前预留半个月的时间来精心策划。随后要避开重要节日、重要事件节点，以防出现热点矛盾，随后媒体暂时抽不出人来参加发布会。同时，(文章由善达策划公司整理编辑)，应该根据媒体的发布习惯来确定早上或下午的时间。例如，如果一些平面媒体在第二天早上发布新闻，那么就可以在下午安排发布会。但是，如果你想在下午发布新闻报道，那么就得在早上安排发布会。最后，发布会的时间应控制在1小时左右，最好不要超过2小时，不要在现场谈论太多没有价值和形式主义的事情。要保证现场核心和重要信息的传递，不要拖延，这样才能保证发布会的报道效果。一般来说，发布会有三种选择。首先是相关事件的现场，可以方便媒体的聚集和直接现场采集。二是企业会议厅等场所，三是酒店，为了企业形象，一般会选择更高级别的五星级酒店。因此，如果发布会要租用第三方场所，就要做好协商，选择合适的场所，主要考虑水平、场所规模、便利性和价格，并签订合同，比如会议厅容纳的人数是否足够，主席台和投影设备是否配置等，停车场是否足够，酒店外围是否可以布置相应的横幅拱门。
第三，发布会的过程主要包括迎宾签到、向媒体发送信息、发言人发布新闻、点击记者提问、回答媒体问题、发布会结束等。然而，一些企业会出于礼貌邀请嘉宾在会后参加聚会。此外，一些企业会更加关注这一事件，并提供后续的媒体研讨会或发布会。根据实际情况制定流程，通知每位嘉宾。
第四，确定参与者，发布媒体邀请发布会的参与者包括公司领导、员工、媒体记者、同行、客户等，并制定一个大名单，并向名单上的嘉宾发出相应的邀请函，包括发布会的主题、地址、议程安排、现场平面图等。然后根据大名单联系，回收确认信息，确保重要人员能够按时出席。如果对方可能无法到达，就要考虑应急候选人。关于媒体邀请，必须非常谨慎。归根结底，媒体参与的质量和数量决定了发布会的传播价值。媒体属性的对应性、报道质量、权威性、媒体关系的质量都是需要考虑的点。一般来说，我们应该尽最大努力邀请媒体关系好、知名度更高的媒体。与此同时，在媒体邀请方面要多运用一些技巧，比如不要透露太多信息，要适当制造悬念，让媒体记者觉得“有新闻点”，否则，如果公司不知名，没有新闻爆点，记者就不愿意白跑了。此外，与媒体沟通时，必须强调的是新闻记者，而不是媒体广告业务人员。当他们到达现场时，可以借助发布会的机会进行业务谈判。虽然他们也可以帮助发布会，但已经偏离了发布会的方向。另外，要搞清楚什么是新闻采访权，比如主流媒体新华网、东方网等，有采访权，可以编写发布的原创新闻。但是新浪、搜狐等门户网络没有采访权，只能转载。所以没有采访权的媒体要么提供自己的新闻稿，要么转载有采访权的媒体文章。
第五，为了方便媒体了解相关信息并发布稿件，主办方通常会准备相应的媒体包装材料，按顺序放置在手提袋或文件袋中，在发布会签到后分发给各媒体，包括会议议程、新闻稿、发言人发言、发言人信息、企业宣传册、公司相关负责人联系名片、纪念品、笔记本、笔等。此外，对于一些敏感事件，一些企业会提前为媒体准备相应的采访问题，以防现场尴尬，被媒体问到。
第六，人员安排和现场安排按计划安排人员安排会场，包括背景墙、会场指示标志、拱形门、横幅、彩旗、灯光、主席台、鲜花、现场音乐、投影设备、纪念品等。同时，除了选择礼仪人员和接待人员，最重要的是选择合适的发言人，也就是发布会主持人。发言人必须在企业内处于高层，有很高的权限来代表公司的立场。同时，他们应该有良好的形象、优秀的表达能力、灵活的反应能力和现场控制能力。在一定程度上，发言人是企业的良好外部形象。
第七，在发布会开始前，检查所有准备工作必须仔细监控发布会的方方面面，包括流程设置、重要人员是否已经开始、音频设备是否正常使用、现场是否会发生事故等。简而言之，不仅要检查所有工作是否准确，还要对可能发生的紧急情况进行预警，并制定解围计划。
第八，发布会按计划开始。客人签到接待后，发言人会有条不紊、有逻辑地阐述整体信息，然后邀请记者提问，经过充分沟通，确保记者对整个事件的来龙去脉和关键点有足够清晰的认识，并为记者和朋友听取新闻资料。如果记者提到一些不相关的问题，可以礼貌委婉地提醒他们，如果他们问到涉及公司秘密的问题，也可以拒绝回答。如果记者问了太复杂的问题，可以先简单说明重点，邀请会后详细讨论。在最后的新闻发布会结束时，向所有嘉宾致敬。
第九，新闻发布会结束后，应总结和复盘新闻发布会的效果，哪些媒体发布稿件，哪些媒体删除稿件，不同的媒体发布哪些部分(头版、首页、栏目页等)。同时，应该整理发布会的视频、音频和文档，并归档和存储。随后，总结本次新闻发布会的效果，找出不足和优势，找到优化阶段，积累经验，为下一次发布会的成功打下良好的基础。最后，必须说，如果想创建一个成功的新闻发布会，必须熟悉媒体传播渠道、运营机制、话题设置、舆论方向等。，并且应该掌握自己的立场和利益网站，这样才能知道如何传达我们的想法和核心信息，从而实现更好的传播价值。此外，如何在新闻发布会上创建新闻点有两个经验。首先是利用这种情况，包括邀请明星在线名人平台参加新闻发布会，或者利用热门新闻向公众话题发布相关信息。二是通过结合自身背景、行业环境、可挖掘材料等方式，为媒体记者和朋友提供切入性和深入性的视角，引导他们发表更多有价值的文章，最终形成行业和舆论的势头。
